Beim Aufsetzen eines Motivationsschreibens und Lebenslaufs ist dem Ottonormalbürger oftmals der Umstand gar nicht bewusst, dass namentlich bei grösseren Unternehmungen Bewerbermanagementsysteme im Einsatz sind. Freilich können Sie aber davon ausgehen, dass wo immer ein Bewerbungsformular ausgefüllt oder Nutzerprofil erstellt werden muss, tendenziell ein Applicant Tracking Systeme (ATS) im Spiel ist. Demgegenüber ist dies bei Mail- und klassischen Bewerbungen via Post weniger der Fall.
Was ist ein Applicant Tracking System (ATS)?
Ein Applicant Tracking System (ATS) ist so etwas wie ein computerbasiert Türsteher, der zwischen Ihnen als Bewerber und der Vakanz steht. Bevor Ihr Motivationsschreiben und insbesondere der Lebenslauf die Türe passieren darf, wird erstmal alles routinemässig unter die Lupe genommen und entsprechend kanalisiert. Ferner haben diese maschinellen Gatekeeper die Aufgabe im Kandidatenpool gezielt nach Schlüsselwörtern Ausschau zu halten. ATS Programme unterstützen das HR beim Talentsourcing indem vorab Potenziale bewertet und Leistungen beurteilt werden. Daraufhin spuckt das Applicant Tracking System (ATS) Berichte und Analysen aus.
Mehr als nur ein "Bewerber-Überprüfungs-System"
Applicant Tracking System (ATS) bedeutet auf Deutsch zwar so etwas wie „Bewerber-Überprüfungs-System“. In Tat und Wahrheit handelt es sich dabei aber um eine Software, welche den gesamten Rekrutierungsprozess elektronisch verwaltet. Von der Online-Publizierung des Stellenangebots bis hin zum Handling der Personalselektion ist ein Applicant Tracking System (ATS) in alle Aktivitäten involviert, die in einer Personalabteilung anfallen. ATS Lösungen sind zur Entlastung des Human Resources ausgelegt und können durch deren Online-Anwendungen relativ flexibel an bestehende Systeme angebunden werden.
Einsatzbereich und Verbreitung von Applicant Tracking Systemen (ATS)
Eine Dreiviertel Mehrheit der mittelständischen Unternehmen und Grosskonzerne nutzen Applicant Tracking Systeme (ATS), um den Einstellungsprozess zu automatisieren. Aus Unternehmensperspektive macht dies insofern Sinn, weil Recruiter heutzutage einerseits um Talente buhlen und es andererseits, je nach Branchenbeliebtheit, zu regelrechten Bewerbungsfluten kommt. Der Vorteil fürs HR liegt auf der Hand: Aus einer grossen Anzahl Bewerbern können die aussichtsreichsten Kandidaten herausgefiltert werden, die man weiterverfolgen und allenfalls zum Vorstellungsgespräch einladen möchte. Die nüchterne Rationalität solcher ATS-Systeme mag einfältig erscheinen, gleichwohl sind sie äusserst speditiv. Versinnbildlicht wird dies durch die maschinellen Zu- und Absagen an Kandidaten.
Warum sich Unternehmen für ATS-Softwarelösungen entscheiden
Wer vor zwanzig Jahren im Personalwesen oder auf einem Stellenvermittlungsbüro tätig war, der durfte sich nach einer publizierten Vakanz noch durch ganze Dossierberge kämpfen. Die Papierstapel gehören zwar aufgrund der überwiegenden Mailkorrespondenz schon länger der Vergangenheit an. Aber lag es nicht schon fast auf der Hand, dass sich Personalverantwortliche im Zuge der technischen Entwicklung nach noch mehr Automatisierung sehnten? In diese Nische sprangen die Applicant Tracking Systeme (ATS).
Die Funktionsweise eines Applicant Tracking Systems (ATS)
Ein Applicant Tracking System (ATS) funktioniert ähnlich wie eine Suchmaschine im Internet. Suchmaschinen wie Google oder Bing können vor allem eines sehr gut: Informationen bibliothekarisch indexieren und bei der Abfrage nach Suchbegriffen aus diesen Verzeichnissen passende Vorschläge herauskramen. Ein Applicant Tracking System (ATS) funktioniert vom Prinzip her ähnlich. Es mustert eingehende Bewerbungsdossiers indem die Texte in Motivationsschreiben, Lebensläufen und weiteren Anhängen systematisch durchleuchtet werden. Dabei vergleicht das Applicant Tracking System (ATS) die vom Arbeitgeber vorgegebenen Kriterien bzw. Schlüsselwörter mit den im CV und Bewerbungsschreiben untergebrachten Inhalten. Willkommen in der Welt der Technik & Algorithmen!
Nach welchen Kriterien arbeitet ein Applicant Tracking System (ATS)?
Personaler, die eine Stellenausschreibung machen, definieren vorher, welche Kriterien für sie massgebend sind. Aus diesen Qualifikationen und Fähigkeiten leiten sich die Stichworte ab, welche ins ATS-System eingespeist werden. Eingehende Bewerbungsunterlagen werden dann nach genau diesen Schlüsselbegriffen durchforstet und erhalten einen sogenannten Relevanz-Score. Adäquate Bewerbungen schwimmen oben auf, während unerhebliche Dossiers aussortiert werden.
Warum Bewerbungsdossiers vom Applicant Tracking System (ATS) abgelehnt werden
Die überwiegende Mehrheit der Bewerbungen wird von Applicant Tracking Systemen (ATS) von vorneherein abgelehnt. Dies kann mehrere Ursachen haben. Einige Bewerber haben die Angewohnheit sich wiederholt auf Stellen zu bewerben, zu denen sie die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen schlichtweg nicht mitbringen. Andere können zwar die Anforderungen erfüllen, aber es kommt in den CV’s und Motivationsschreiben nicht deutlich genug zum Vorschein. Besagtes Bewerbungsdossier besteht dann den ATS-Scan nicht, weil die Unterlagen zu generisch geschrieben sind und jene essenziellen Keywords nicht enthalten, die zum „Matchmaking“ mit der Annonce nötig wären.
Die Herausforderung für Arbeitnehmer
Lediglich ein kleiner einstelliger Prozentsatz der eingereichten Bewerbungen kommt wirklich bei der HR-Abteilung an. Die Challenge für einen Arbeitssuchenden besteht darin, dafür zu sorgen, dass sein CV und der Bewerbungsbrief nicht als irrelevant abgestempelt werden, noch bevor jemals ein Mitarbeiter vom Personalwesen die Unterlagen zu Gesicht bekommen hat. Denn Recruiter prüfen nur die Lebensläufe und Anschreiben, denen das Applicant Tracking Systeme (ATS) eine Mindestpunktzahl zugewiesen hat.
Um eine reelle Chance zu haben diese erste, maschinelle Auswahlrunde zu überstehen, braucht es einen gut strukturieren Lebenslauf und ein massgeschneidertes Motivationsschreiben, das erstens den Auswahlkriterien entspricht und zweitens akkurate Schlüsselwörter in Bezug zur Stellenanzeige beinhaltet.
Die ATS-Hürde gehört heute leider in vielen Fällen zum Bewerbungsprozess dazu.
Kurzum: Ihr Bewerbungsdossier muss für das ATS leserlich sein, ansonsten oftmals prompt die Antwort mit den brüskierenden Worten „Leider müssen wir Ihnen mitteilen…“ folgt. Dies ist natürlich ärgerlich, wenn man ansonsten viel Mühe in umwerfende Bewerbungsunterlagen gesteckt hat und den erforderlichen Rucksack prinzipiell mitbringt. Wenn Sie jedoch die Filter eines Applicant Tracking System (ATS) durchschaut haben, ist die erste Barriere schon fast überwunden.
So optimieren Sie Ihr Bewerbungsdossier auf ATS-Konformität
1. Vermeiden von Grafiken und ausgefallenen Designs
Beim Gestalten der Bewerbungsunterlagen gilt es immer abzuwägen zwischen Kreativität und Zweckmässigkeit. Während Sie mit einem originellen Sujet einem Personaler vielleicht auffallen würden, ist es für ein Bewerbermanagementsystem eher kontraproduktiv. Dies aus dem einfachen Grund, weil ein Applicant Tracking System (ATS) zu „fancy“ Designs und mit Grafiken gespickte Bewerbungsdossier schlichtweg nicht lesen kann. Und Unleserlichkeit ist nun mal ein Ausscheidungsgrund, da Personalsachbearbeiter selten manuell nachprüfen werden. Auf hyper-moderne Designs und ausgefallene Grafiken sollte daher womöglich verzichtet werden. Es reicht, dass schon eingefügte Bewerbungsfotos einer ATS Software ordentlich Probleme bereiten können.
2. Formatierung, Schriftart, Struktur und Dateiformat beachten
Obschon Applicant Tracking Systeme (ATS) von Jahr zu Jahr ausgefeilter werden, sind sie nach wie vor fehleranfällig. Schon simple Formatierungsfehler können die ATS-Software an den Anschlag bringen. Damit Sie “im Game bleiben“ ist es ratsam weit verbreitete und bewährte Schriftarten wie Times New Roman, Arial oder Palatino Linotype etc. zu wählen. Ausserdem ist es ratsam das Motivationsschreiben und den Lebenslauf mit Überschriften zu strukturieren, die sich wie ein roter Faden durchs ganze Bewerbungsdossier durchziehen. Als Dateiformat bietet sich im PDF an, welches von den meisten Applicant Tracking Systemen (ATS) problemlos gelesen werden kann.
3. Kriterien aus dem Anforderungsprofil aufgreifen
Bei der Inserateanalyse empfiehlt es sich die Annonce nach Muss-, Soll- und Kann-Kriterien zu unterteilen. Diese gilt es dann im Motivationsschreiben aufzugreifen, indem die Fragen nach dem Reiz, der Motivation, dem Nutzen für die Firma bzw. Ihrem Mehrwert beantwortet werden. Im Anschreiben wird zudem Bezug geschaffen und die Affinität herausgearbeitet sowie die Kernkompetenzen mittels signifikanten Erfahrungen untermauert.
Augenscheinlich sind die Anzahl Wörter im Bewerbungsschreiben mit 1 DIN-A4-Seite etwas eingeschränkt, weshalb es umso wichtiger ist im Lebenslauf ausführlicher zu werden. Ein CV darf locker 2-3 Seiten lang sein. Dort kann einerseits bei der chronologischen Auflistung der Arbeitsstellen mit Stichworten gearbeitet werden und die Expertise so zum Ausdruck gebracht werden. Anderseits kann in einem Kompetenzprofil gezielt mit Keywords gearbeitet werden. Darin wird neben fachliche und methodische sowie persönliche und soziale Kompetenzen auch explizit auf berufliche Erfahrungen und Qualifikationen eingegangen.
4. Terminologie, relevante Begrifflichkeiten und Schreibstil der Firma verwenden
Lesen Sie eine Stellenanzeige aufmerksam durch und markieren Sie die relevanten Begriffe. Lassen Sie sich hinsichtlich Schreibstil auch von anderen Stellenanzeigen der Firma inspirieren. Eine weitere gute Quelle für die Corporate Identity sind Businessprofile von Mitarbeitern und dem Unternehmen selber. Auf LinkedIn oder Xing sehen Sie auch gleich wie Positionen und Aufgaben benannt sind und können diese Terminologie selber nutzen. Bsp. wenn Sie bei Ihrem letzten Arbeitgeber als „Frontoffice Manager“ angestellt waren ist diese Jobbezeichnung vielleicht klangvoll, aber für das Applicant Tracking System (ATS) unleserlich, wenn bei der entsprechenden Annonce ein „Empfangsmitarbeiter Kundendienst“ gesucht wird. Sie sehen: Obwohl es sich im Endeffekt um plus minus die gleiche Arbeit handelt, kann Sie die Titelwahl um Ihre Traumstelle prellen.
5. Synonyme, kontextbezogene und artverwandte Schlüsselwörter einbauen
Benutzen Sie artverwandte Synonyme und andere naheliegende Begriffe, die gegebenenfalls nicht in direktem Zusammenhang mit der Stellenausschreibung stehen, jedoch kontextbezogen Sinn machen. Wenn es bsp. um eine Stelle in der Buchhaltung geht könnten unter Umständen Keywords wie „Finanzbuchhaltung“, „Jahresabschluss“, „Debitoren“, „Rechnungslegung“ oder „doppelte Buchhaltung“ in der Bewerbung hilfreich sein.
6. Präzise Formulierungen zu Lasten der Komplexität
Früher war es trendy nach möglichst originellen Formulierungen zu suchen, um sich von Mitbewerbern abzuheben und gleichzeitig seine grammatikalischen und rhetorischen Skills zu demonstrieren. Heutzutage geht es weit weniger darum Eindruck zu schinden, sondern sich an Schlüsselbegriffen zu orientieren. Seien Sie sich bewusst, dass Sie primär für die ATS Software und erst sekundär für den Personalchef schreiben. Und ein ATS lässt sich nun mal nicht von einem komplexen Satzgefüge beeindrucken. Verwenden Sie daher präzise Formulierungen, die das Applicant Tracking System (ATS) auch versteht. Verzichten Sie auf verworrene Sätze, unnötige Hypotaxen und Fachchinesisch sowie punktuell auch Fremdwörter, sofern dies nicht dem Schreibstil der Firma entspricht.
7. Häufigkeit von Schlüsselwörtern
Zugegebenermassen könnte man könnte Ihnen bei einer sehr hohen Keyworddichte- und –prominenz Redundanz vorwerfen, aber Fakt ist: Je öfter ein Schlüsselwort in einem Lebenslauf und Motivationsschreiben auftaucht, desto mehr Relevanzpunkte erhält das Bewerbungsdossier. Versuchen Sie deshalb die aufgegriffenen Stichwörter so oft wie möglich in Ihren Inhalten einzubauen, ohne den Text zu überfrachten und an Leserfreundlichkeit einzubüssen. Denn wenn Sie das ATS umschifft haben liest immer noch ein Mensch Ihre Bewerbungsunterlagen. Es geht also nicht nur darum das ATS zu überlisten, sondern einen gesunden Mittelweg zu finden, sodass Ihr Bewerbungsdossier darüber hinaus genug attraktiv ist, um auch vom Personalchef für gut befunden zu werden. Am besten erwähnt man Schlüsselwörter überall dort, wo es semantisch Sinn ergibt ohne den Lesefluss zu unterbrechen. Besonders gewiefte nutzen sogar Ausbildungsstationen zum Unterbringen von Schlüsselwörtern in dem bsp. geschrieben wird „Studium zum Bachelor of Science (FH) in Betriebsökonomie mit Vertiefungsrichtung Accounting“.
8. Rechtschreibung
Ein freundlich gesinnter HR-Businesspartner mag Ihnen allenfalls einen Flüchtigkeitsfehler im Bewerbungsdossier noch verzeihen, ein penibles Applicant Tracking Systeme (ATS) in der Regel leider nicht. Sofern vom Programmierer Fehler nicht explizit in der Screeningmethode als Kriterien mitberücksichtigt wurde, fährt die ATS-Software eine Nulltoleranzlinie. Lassen Sie daher immer eine Rechtschreibprüfung darüber laufen, bevor Sie die Bewerbungsunterlagen abschicken.